Was das Gesetz vorgibt

Drei Wege führen in den Verzug, und nur einer davon braucht eine Mahnung.^[1]

• Mahnung nach Fälligkeit: Der Klassiker. Mit dem Zugang der Mahnung ist der Schuldner in Verzug.
• Kalendermäßig bestimmter Termin: Steht auf der Rechnung ein Datum wie „zahlbar bis 30. April“, tritt der Verzug ohne Mahnung ein.
• 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug auch ohne Mahnung ein. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen.

Ab Verzug läuft der Zins. Nach § 288 BGB sind das 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, und wenn kein Verbraucher beteiligt ist, 9 Prozentpunkte.^[2] Der Basiszinssatz wird halbjährlich neu festgesetzt und liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %.^[3][4] Das ergibt derzeit 6,52 % gegenüber Verbrauchern und 10,52 % zwischen Unternehmen.^[5]

Bei Mahnkosten ist Vorsicht geboten: Ersatzfähig ist nur der tatsächliche Verzugsschaden. Die erste Mahnung begründet den Verzug in der Regel erst und ist deshalb nicht erstattungsfähig. Pauschalen, die deutlich über den echten Kosten liegen, halten gegenüber Verbrauchern selten stand.

Drei Stufen, die in der Praxis funktionieren

Mehr Stufen bedeuten nicht mehr Zahlungen, sondern nur mehr Arbeit. Drei reichen, wenn sie zuverlässig kommen:

Richtwerte aus der Praxis. Die Fristen sind frei wählbar, entscheidend ist, dass sie eingehalten werden.

Danach folgt der gerichtliche Mahnbescheid. Wie er abläuft und was er kostet, steht im nächsten Abschnitt.

Was das gerichtliche Mahnverfahren kostet

Wenn die dritte Stufe nichts bringt, folgt der gerichtliche Mahnbescheid. Der Ablauf ist überschaubar:^[6]

1. Antrag: Eine halbe Gerichtsgebühr auf den Streitwert, mindestens 38,00 Euro. Der Betrag wird auf ein späteres Klageverfahren angerechnet.^[7]
2. Widerspruch: Der Schuldner hat zwei Wochen ab Zustellung. Widerspricht er, geht die Sache ins streitige Verfahren.
3. Vollstreckungsbescheid: Ohne Widerspruch erlässt das Gericht auf Antrag den Vollstreckungsbescheid. Das ist ein vollstreckbarer Titel.
4. Einspruch: Auch dagegen sind zwei Wochen möglich, die Vollstreckung wird dadurch aber nicht automatisch gestoppt.

Für die Automation ist vor allem der Übergabepunkt wichtig: Nach welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen geht ein Fall aus dem automatischen Lauf heraus und auf einen Menschen über.

Was Buchhaltungsprogramme selbst können

Lexware Office, DATEV und sevDesk bringen alle ein Mahnwesen mit: mehrere Mahnstufen, Textvorlagen je Stufe, Fristen und einen Mahnlauf, der offene Posten sammelt. Für viele Betriebe reicht das.

An Grenzen stösst der eingebaute Lauf meist an denselben Stellen:

• Kunden, die generell anders behandelt werden sollen, etwa Abonnenten oder Großkunden mit eigener Zahlungsvereinbarung.
• Zahlungen, die im Shop oder beim Zahlungsanbieter eingegangen, aber noch nicht verbucht sind. Eine Mahnung an einen Kunden, der längst bezahlt hat, kostet mehr Vertrauen als sie Geld bringt.
• Teilzahlungen und Gutschriften, die den offenen Betrag verändern.
• Der Übergang ins gerichtliche Verfahren, der dokumentiert werden will.

Was eine eigene Automation ergänzt

Die Automation sitzt nicht anstelle des Mahnwesens, sondern davor und daneben:

• Abgleich vor dem Lauf: Zahlungseingänge bei Stripe, PayPal, Klarna und auf dem Bankkonto werden den offenen Posten zugeordnet, bevor die Mahnung rausgeht.
• Ausnahmen nach Regeln: Kundengruppen, Zahlungsvereinbarungen und laufende Reklamationen werden vom Lauf ausgenommen und auf eine Liste gesetzt.
• Zins und Pauschale: Verzugszins nach Tagen und die 40-Euro-Pauschale werden je nach Kundentyp automatisch berechnet.
• Protokoll: Jede Stufe, jeder Versand und jede Ausnahme steht mit Zeitstempel im Protokoll. Das ist die Grundlage, falls es doch vor Gericht geht.
• Eskalation: Nach der letzten Stufe landet der Fall mit allen Unterlagen zur Entscheidung bei einem Menschen.

So führen Sie den Mahnlauf ein

1. Zahlungsziel und Hinweis auf die 30-Tage-Regel in die Rechnungsvorlage aufnehmen.
2. Drei Stufen festlegen: freundliche Erinnerung, Mahnung mit Zins und Pauschale, letzte Frist vor dem gerichtlichen Verfahren.
3. Abstände wählen, zum Beispiel 7, 14 und 10 Tage, und den Tag im Monat festlegen, an dem der Lauf startet.
4. Ausnahmen definieren: Kundengruppen, offene Reklamationen, Teilzahlungen.
5. Zahlungsabgleich vorschalten, damit niemand gemahnt wird, der schon bezahlt hat.
6. Einen Monat mitlaufen lassen und die Ausnahmeliste prüfen, bevor der Lauf vollautomatisch geht.

Häufige Fragen