Welche Fristen wirklich gelten

Die Pflicht kommt in Stufen, und die erste ist längst da.

• Seit dem 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht, eine Zustimmung des Empfängers ist dafür nicht mehr nötig.^[1]
• Bis zum 31. Dezember 2026: Beim Ausstellen dürfen alle weiterhin wählen, ob sie eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung auf Papier oder als PDF schicken. Für das PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers.^[1][2]
• Ab dem 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen ein Jahr länger anders abrechnen.^[1][3]
• Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt ohne Umsatzgrenze für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.^[1]

Was eine E-Rechnung ausmacht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF im Anhang. Sie ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne Zwischenschritt einlesen und weiterverarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.^[1]

• XRechnung: reines XML ohne Sichtkomponente, aus der öffentlichen Auftragsvergabe seit Jahren bekannt.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.^[1]

Entscheidend ist, was im Datensatz steht, nicht wie er aussieht. Jede Pflichtangabe braucht ein eigenes Feld: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Steuerkategorie und Steuersatz je Position, Zahlungsbedingungen und die vollständigen Angaben zu Rechnungssteller und Empfänger.

Wo die Daten im Onlineshop auseinanderfallen

Die meisten Shops erzeugen heute ein PDF und verschicken es per E-Mail. Das reicht bis Ende 2026 und danach nicht mehr. Die Lücken liegen fast immer an denselben Stellen:

• Unternehmer und Verbraucher werden nicht getrennt: Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Ihr Shop muss also wissen, wer Unternehmer ist. Dafür braucht es ein Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine saubere Kennzeichnung im Datensatz.
• Steuersätze nur als Summe: Die Norm verlangt je Position eine Steuerkategorie und einen Steuersatz. Wer den Steuerbetrag nur als Gesamtsumme führt, bekommt keine gültige E-Rechnung.
• Keine Käuferreferenz: Viele Empfänger verlangen eine Referenz, damit die Rechnung im richtigen Vorgang landet. Das Feld gehört in den Bestellprozess und muss bis in die Rechnung durchlaufen.
• Adressfelder mit Freitext: Shopify führt Adressen in getrennten Feldern, ergänzt um zwei freie Zeilen. Was Kundinnen und Kunden in diese Zeilen schreiben, landet nicht von selbst an der richtigen Stelle der Rechnung.^[4]

Hinzu kommt der Rückweg: Eingehende Rechnungen Ihrer Lieferanten kommen zunehmend als XML. Wer sie nur ausdruckt, verschenkt genau den Vorteil, den das Format bringt.

Was in der Buchhaltung zu tun ist

Drei Punkte gehören geklärt, unabhängig davon, welches Programm Sie einsetzen:

1. Empfang: eine feste Adresse für eingehende E-Rechnungen, die nicht im persönlichen Postfach einer Person endet, dazu ein Ablageweg, der das XML aufbewahrt und nicht nur die Sichtkomponente.
2. Aufbewahrung: Der strukturierte Teil der Rechnung ist das Original und unterliegt den Aufbewahrungspflichten. Ein Ausdruck genügt nicht.^[2]
3. Ausgang: Prüfen Sie, welches Format Ihr Programm erzeugt und welches Profil es verwendet. Nicht jedes „E-Rechnung“ im Menü ist eine E-Rechnung nach EN 16931.^[1]

Verbreitete Buchhaltungen wie Lexware Office, DATEV und sevDesk unterstützen XRechnung und ZUGFeRD. Die Frage ist selten, ob das Programm es kann, sondern ob Ihre Daten so sauber hineinlaufen, dass am Ende eine gültige Rechnung herauskommt.

Was eine Automation übernimmt

Zwischen Shop und Buchhaltung lässt sich fast alles davon maschinell erledigen:

• Bestelldaten abholen, Positionen, Steuersätze und Referenzen prüfen und fehlende Angaben auf eine Ausnahmeliste setzen, statt eine ungültige Rechnung zu erzeugen.
• Unternehmerkunden an der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erkennen und nur für sie den E-Rechnungsweg wählen.
• Die Rechnung im Buchhaltungssystem anlegen und den strukturierten Datensatz an den Empfänger übergeben.
• Eingehende XML-Rechnungen auslesen, Lieferant und Bestellung zuordnen und zur Freigabe vorlegen.

Der Aufwand liegt nicht in der Technik, sondern in den Ausnahmen: Gutschriften, Teillieferungen, Rabatte, unterschiedliche Steuersätze in einer Bestellung. Diese Fälle gehören vorher festgelegt.

Checkliste bis zum 1. Januar 2027

1. Umsatz 2026 prüfen: über oder unter 800.000 Euro. Davon hängt ab, ob Sie 2027 oder erst 2028 ausstellen müssen.
2. Empfangsadresse für E-Rechnungen einrichten und bekannt geben, falls noch nicht geschehen.
3. Ablage klären: das XML aufbewahren, nicht nur das Sichtdokument.
4. Im Shop ein Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eines für die Käuferreferenz vorsehen.
5. Steuersätze je Position sicherstellen, auch bei Rabatten und Versandkosten.
6. Mit einem echten Beleg testen: eine Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, beim Empfänger einlesen lassen und den Fehlerbericht ansehen.
7. Ausnahmen festlegen: Gutschriften, Storni, Teillieferungen, Auslandsumsätze.

Häufige Fragen